Selkeä intranet paransi tiedonkulkua ja helpotti henkilöstön arkea

CASE: Intranetin rakentaminen teknologia-alan yritykselle

Tässä projektissa rakennettiin teknologiayritykselle intranet valmiin sovelluksen avulla. Ratkaisu paransi tiedonkulkua, vähensi hajallaan olevan tiedon aiheuttamia ongelmia ja helpotti henkilöstön arkea.

Lähtötilanne

Teknologia-alalla toimiva yritys halusi kehittää sisäistä viestintää perinteisten sähköpostien ja henkilöstöinfojen rinnalla. Tiedonkulku johdon ja tiimien välillä sekä tiimien kesken ei ollut riittävän sujuvaa.

Osa työntekijöistä työskenteli etänä, työmatkoilla tai asiakkaiden luona, jolloin koko henkilöstö oli harvoin samanaikaisesti paikalla. Tämän vuoksi kaikki olennainen tieto ei aina tavoittanut kaikkia reaaliaikaisesti.

Myös uusien työntekijöiden perehdyttäminen oli työlästä, koska tarvittava tieto oli hajallaan eri paikoissa.

Projektin tavoite

Projektin tavoitteena oli rakentaa keskitetty ja helposti käytettävä intranet, joka toimii yrityksen sisäisen tiedonvälityksen pääkanavana.

Tavoitteena oli myös, että tieto kulkee työntekijöiden mukana ajasta ja paikasta riippumatta. Myös perehdyttämistä haluttiin tehostaa kokoamalla keskeinen tieto yhteen paikkaan.

Mitä tehtiin

Projektin alussa kartoitettiin eri vaihtoehtoja intranetin toteuttamiseen. Ratkaisuksi valittiin kustannustehokas valmis sovellus, joka toimii sekä tietokoneella että mobiililaitteilla.

Tämän jälkeen yrityksen keskeinen tieto koottiin yhteen ja jäsenneltiin selkeiksi kokonaisuuksiksi, kuten organisaatioon, HR-asioihin, IT-asioihin ja projekteihin liittyväksi tiedoksi.

Sisältö kirjoitettiin helposti käytettäviksi infokorteiksi. Lisäksi luotiin valmiita pohjia sisäiseen viestintään, joiden avulla voidaan jakaa esimerkiksi tiimien kuulumisia ja projektien ajankohtaisia tietoja.

Sovellus toimii intranetin lisäksi myös arjen työskentelyn tukena: henkilöstö voi hallita työtehtäviä, jakaa tietoa ja seurata projekteja.

Sovellus integroitiin osaksi Teamsia, mikä helpottaa sen käyttöä arjessa.

Henkilöstölle järjestettiin lyhyt käyttökoulutus, jonka jälkeen sovellus otettiin käyttöön koko organisaatiossa.